POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES DUQUE BOTERO CONSULTORES S.A.S
Presentación
En cumplimiento de la Ley 1581 de 2012 por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de Datos Personales, reglamentada por el Decreto 1377 de 2013 y de las normas que las sustituyan, adicionen o modifiquen, DUQUE B. CONSULTORES S.A.S (en adelante “DBC” o “la Firma”) pone en conocimiento de los Titulares de Datos Personales que sean tratados de cualquier manera por esta Firma, la Política de Tratamiento de Datos Personales (en adelante “la Política”)
1. Identificación del Responsable del Tratamiento de Datos Personales
Razón Social: DUQUE B. CONSULTORES
Identificación: NIT 901.278.666-1
Domicilio: Bogotá D.C
Dirección: Avenida Jiménez # 4-49 Oficina 303
Correo electrónico: [email protected]
Página Web: https://duquebotero.com/
Teléfono: 601 755 9330
DUQUE B. CONSULTORES S.A.S. es una sociedad que conforme a su objeto social presta servicios de consultoría y asesoría en actividades jurídicas, especialmente, en temas relacionados con el acompañamiento especializado a empresas, entidades públicas y organizaciones en procesos de contratación, gestión de compra pública y litigio contractual.
2. Ámbito de aplicación
Esta Política se expide en cumplimiento de las obligaciones derivadas de la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013, según las cuales se debe adoptar un manual interno con políticas y procedimientos para dar cabal cumplimiento a las disposiciones legales en materia de seguridad y Tratamiento de Datos Personales.
3. Definiciones
Teniendo en cuenta las disposiciones de la Ley 1581 de 2012 y del Decreto 1074 de 2015, para efectos del desarrollo de la Política de la Firma, se tendrán en cuenta las siguientes definiciones:
a. Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de Datos Personales.
b. Base de Datos: Conjunto organizado de Datos Personales que sea objeto de Tratamiento.
c. Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
d. Dato financiero: Es todo Dato Personal referido al nacimiento, ejecución y extinción de obligaciones dinerarias, independientemente de la naturaleza del contrato que les dé origen, cuyo Tratamiento se rige por la Ley 1266 de 2008 o las normas que la complementen, modifiquen o adicionen.
e. Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de Datos Personales por cuenta del Responsable del Tratamiento.
f. Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos.
g. Titular: Persona natural cuyos Datos Personales sean objeto de Tratamiento, como consecuencia de la relación que tiene el Titular y la Firma.
h. Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre Datos Personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
i. Aviso de privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por la Firma, dirigida al Titular para el Tratamiento de sus Datos Personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de Tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del Tratamiento que se pretende dar a los Datos Personales.
j. Dato público: Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.
k. Datos sensibles: Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual, y los datos biométricos.
l. Transferencia: La transferencia de datos tiene lugar cuando CIMELEC, ubicado en Colombia, envía la información o los Datos Personales a un receptor, que a su vez es Responsable del Tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.
m. Transmisión: Tratamiento de Datos Personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un Tratamiento por el Encargado por cuenta del CIMELEC.
4. Principios generales para el Tratamiento de Datos Personales
Teniendo en cuenta las disposiciones de la Ley 1581 de 2012 para efectos del desarrollo de la Política de la Firma, cuando esta recopile, maneje o suprima Datos Personales, aplicará en sus actuaciones los siguientes principios:
a. Principio de legalidad en materia de Tratamiento de datos: El Tratamiento es una actividad reglada que debe sujetarse a lo establecido en la ley y en las demás disposiciones que la desarrollen.
b. Principio de finalidad: El Tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la ley, la cual debe ser informada al Titular.
c. Principio de libertad: El Tratamiento sólo puede ejercerse con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los Datos Personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento.
d. Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a Tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.
e. Principio de transparencia: En el Tratamiento debe garantizarse el derecho del Titular a obtener del Responsable del Tratamiento o del Encargado del Tratamiento, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan.
f. Principio de acceso y circulación restringida: El Tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los Datos Personales, de las disposiciones de la presente ley y la Constitución. En este sentido, el Tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el Titular y/o por las personas previstas en la presente ley.
Los Datos Personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los Titulares o terceros autorizados conforme a la presente ley.
g. Principio de seguridad: La información sujeta a Tratamiento por el Responsable del Tratamiento o Encargado del Tratamiento a que se refiere la presente ley, se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
h. Principio de confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el Tratamiento de Datos Personales que no tengan la naturaleza de públicos están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de Datos Personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la presente ley y en los términos de la misma.
5. Finalidad, Tratamiento y recolección de los Datos Personales
El Tratamiento de los Datos Personales de clientes, empleados, proveedores o de cualquier persona con la cual la Firma tuviere establecida o estableciera una relación permanente u ocasional, lo realizará en el marco regulatorio detallado en la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 y demás normas que las modifiquen, adicionen o sustituyan. La Firma realizará el Tratamiento con la(s) finalidad(es) informada(s) en el momento en que los Datos Personales sean recolectados y que con el expreso consentimiento del titular. En todo caso los Datos Personales podrán ser recolectados y tratados para:
a. Cumplir lo dispuesto por el ordenamiento jurídico colombiano en materia laboral y de seguridad social, entre otras, aplicables a empleados, exempleados, empleados actuales y candidatos a futuro empleo.
b. Gestionar toda la información necesaria para el cumplimiento de las obligaciones tributarias y de registros comerciales, corporativos y contables de la Firma.
c. Cumplir con los procesos internos de la Firma en materia de administración de proveedores y contratistas.
d. Prestar sus servicios de acuerdo con las necesidades particulares de los clientes de la Firma, con el fin de cumplir los contratos de servicios celebrados.
e. Mantener y procesar por computadora u otros medios, cualquier tipo de información relacionada con el negocio del cliente con el fin de brindar los servicios y productos pertinentes.
Sobre el Tratamiento de Datos Personales sensibles se aplicará la prohibición general dispuesta en el artículo 6 de la Ley 1581 de 2012, excepto cuando:
a. El titular haya dado su autorización explícita a dicho Tratamiento, salvo en los casos que por ley no sea requerido el otorgamiento de dicha autorización.
b. El Tratamiento sea necesario para salvaguardar el interés vital del titular y este se encuentre física o jurídicamente incapacitado. en estos eventos, los representantes legales deberán otorgar su autorización.
c. El Tratamiento sea efectuado en el curso de las actividades legítimas y con las debidas garantías por parte de una fundación, ONG, asociación o cualquier otro organismo sin ánimo de lucro, cuya finalidad sea política, filosófica, religiosa o sindical, siempre que se refieran exclusivamente a sus miembros o a las personas que mantengan contactos regulares por razón de su finalidad. en estos eventos, los datos no se podrán suministrar a terceros sin la autorización del titular.
d. El Tratamiento se refiera a datos que sean necesarios para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial.
e. El Tratamiento tenga una finalidad histórica, estadística o científica. en este evento deberán adoptarse las medidas conducentes a la supresión de identidad de los titulares.
6. Derechos que le asisten a los titulares de los Datos Personales
Los titulares de los Datos Personales que posea la Firma, sin perjuicio de las demás garantías mínimas consagradas en la ley y la Constitución, gozan de los siguientes derechos:
a. Acceder gratuitamente y obtener toda la información respecto de sus Datos Personales, así como la finalidad del Tratamiento y la ubicación de las bases de datos donde se encuentran.
b. Conocer, actualizar, suprimir y/o rectificar sus Datos Personales. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
c. Revocar el consentimiento o autorización que habilita a la Firma para dar Tratamiento a sus Datos Personales, salvo en los casos contemplados como excepcionales en la ley o contractualmente pactados en contrario.
d. Ser informado, previa solicitud, respecto del uso que les ha dado a sus Datos Personales.
e. Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la presente ley y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen.
f. Otorgar autorización previa e informada, la cual deberá ser obtenida por cualquier medio que pueda ser objeto de consulta posterior, salvo en aquellos casos que la ley contemple que no es necesaria.
Los derechos de los titulares pueden ejercerse por las siguientes personas:
a. Por el Titular, quien deberá acreditar su identidad en forma suficiente por los distintos medios que le ponga a disposición el responsable.
b. Por sus causahabientes, quienes deberán acreditar tal calidad.
c. Por el representante y/o apoderado del Titular, previa acreditación de la representación o apoderamiento.
d. Por estipulación a favor de otro o para otro.
Los derechos de los niños, niñas o adolescentes se ejercerán por las personas que estén facultadas para representarlos. Su tratamiento se realizará conforme con lo establecido en el artículo 7 de la Ley 1581 de 2012.
7. Deberes del Responsable del Tratamiento
La Firma, sin perjuicio de las demás disposiciones normativas, constitucionales y reglamentarias al respecto, cumplirá con los siguientes deberes:
a. Al momento de solicitar la autorización, informar clara y expresamente al titular sobre el Tratamiento al cual serán sometidos sus Datos Personales y la finalidad: el carácter facultativo de la respuesta a las preguntas formuladas; sobre sus derechos.
b. Informar y garantizar el ejercicio de los derechos de los Titulares de los Datos Personales.
c. Tramitar las consultas, solicitudes y reclamos.
d. Utilizar únicamente los Datos Personales que hayan sido obtenidos mediante autorización, a menos que los mismos no la requieran.
e. Respetar las condiciones de seguridad y privacidad de la información del titular.
f. Cumplir las instrucciones y los requerimientos impartidos por la autoridad administrativa competente.
g. Conservar la información bajo condiciones de seguridad que impidan su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
h. Garantizar que la información sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
i. Permitir el acceso a la información únicamente a las personas que pueden tener acceso a ella.
j. Velar por el uso adecuado de los Datos Personales de los niños, niñas y adolescentes en aquellos casos en que se realice la autorización del Tratamiento de sus datos.
8. Medidas de seguridad
En desarrollo del principio de seguridad, La Firma ha adoptado las medidas técnicas, humanas y administrativas necesarias para otorgar seguridad a los registros, para evitar su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento por parte de terceros. El acceso a los Datos Personales está limitado a sus Titulares y/o a las personas autorizadas por la Firma en el marco de esta Política, de acuerdo con las disposiciones legales que regulan la matera.
9. Autorización y aviso de privacidad
El Tratamiento se realizará con el consentimiento libre, previo, expreso, informado y escrito del Titular, el cual podrá ser objeto de consulta posterior. Esta autorización del titular no será necesaria en los casos expresamente dispuestos en el artículo 10 de la Ley 1581 de 2012:
a. Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.
b. Datos de naturaleza pública.
c. Casos de urgencia médica o sanitaria.
d. Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticoso científicos.
e. Datos relacionados con el Registro Civil de las Personas.
En los casos en los que no sea posible poner a disposición del titular la política de Tratamiento de Datos Personales, la Firma informará por medio de un aviso de privacidad al titular sobre la existencia de tales políticas y la forma de acceder a las mismas, de manera oportuna y en todo caso a más tardar al momento de la recolección de los Datos Personales.
El aviso de privacidad contendrá como mínimo:
a. Nombre o razón social y datos de contacto del responsable del Tratamiento.
b. El Tratamiento al cual serán sometidos los datos y la finalidad del mismo.
c. Los derechos que le asisten al titular.
d. Los mecanismos dispuestos por el responsable para que el titular conozca la políticade Tratamiento de la información y los cambios sustanciales que se produzcan en ella o en el Aviso de Privacidad correspondiente. En todos los casos, debe informar al Titular cómo acceder o consultar la política de Tratamiento de información.
e. Si se recolectanDatos Personales sensibles, el aviso de privacidad señalará expresamente el carácter facultativo de la respuesta a las preguntas que versen sobre este tipo de datos.
En cualquier momento el Titular de los Datos Personales puede solicitar a la Firma la revocatoria de la autorización mediante la presentación de la solicitud al correo electrónico indicado como canal de atención. La revocatoria no procederá si por alguna circunstancia legal o contractual debe permanecer en las bases de datos de la Firma.
10. Transferencia y transmisión de Datos Personales
Se aplicará la prohibición contenida en el artículo 26 de Ley 1581 de 2012 en virtud de la cual no está permitida la transferencia de Datos Personales de cualquier tipo a países que no proporcionen niveles adecuados de protección de datos. Se entiende que un país ofrece un nivel adecuado de protección de datos cuando cumpla con los estándares fijados por la
Superintendencia de Industria y Comercio sobre la materia, los cuales en ningún caso podrán ser inferiores a los que la ley exige a sus destinatarios.
Esta prohibición no regirá cuando se trate de:
a. Información respecto de la cual el titular haya otorgado su autorización expresa e inequívoca para la transferencia.
b. Intercambio de datos de carácter médico, cuando así lo exija el Tratamiento del titular por razones de salud o higiene pública.
c. Transferencias bancarias o bursátiles, conforme a la legislación que les resulte aplicable.
d. Transferencias acordadas en el marco de tratados internacionales en los cuales la República de Colombia sea parte, con fundamento en el principio de reciprocidad.
e. Transferencias necesarias para la ejecución de un contrato entre el titular y el Responsable del Tratamiento, o para la ejecución de medidas precontractuales siempre y cuando se cuente con la autorización del titular.
f. Transferencias legalmente exigidas para la salvaguardia del interés público, o para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial.
11. Canales de atención, consulta, quejas y reclamos
Los canales de atención disponibles para que los titulares de los Datos Personales o sus causahabientes ejerzan su derecho de consulta y reclamo, son los siguientes:
La solicitud debe contener al menos:
Correo electrónico: [email protected]
Dirección: Avenida Jiménez # 4-49 Oficina 303
Teléfono: 601 755 9330
- Nombre y apellidos del Titular.
- Fotocopia del documento de identidad del Titular o en su defecto de la persona que lo representa, así como del documento acreditativo de tal representación.
- Descripción de los hechos y petición en que se concreta la solicitud de consulta, reclamo, corrección, supresión, revocación o infracción.
- Dirección, teléfono y correo electrónico para notificaciones, fecha y firma del solicitante.
- Documentos acreditativos de la petición formulada que se quieran hacer valer, cuando corresponda.Las consultas y reclamos serán atendidos en los términos que establecen los artículos 14 y 15 de la Ley 1581 de 2012.
En caso de que su solicitud, petición, queja o reclamo no contenga la información suficiente para ser atendida satisfactoriamente por la Firma, se requerirá al peticionario dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción, para que subsane o aclare lo que se requiera.
12. Fecha entrada en vigencia de la Política de Tratamiento y periodo de vigencia de las Bases de Datos
La presente actualización de la Política estará vigente desde el 02 de enero de 2022, las bases de datos responsabilidad de la Firma serán objeto de Tratamiento durante el tiempo que sea razonable y necesario para la finalidad para la cual son recabados los datos y de acuerdo con la autorización otorgada por los titulares de los Datos Personales.
13. Modificaciones
El contenido de esta Política puede ser modificado por la Firma sin previo aviso a sus Titulares, siempre y cuando los cambios no impacten sustancialmente los derechos de los Titulares, en caso tal deben ser comunicados directamente a estos últimos, en todo caso la Política siempre se encontrará publicada en la página web de la Firma duquebotero.com